Как выбрать идеальную банкетную площадку?
Чтобы организовать действительно впечатляющий праздник, который запомнится гостям надолго, следует прежде всего подумать о локации. Ресторан или кафе? Открытая или закрытая площадка? Огромный зал или камерный кабинет? Тут впору запутаться и растеряться. Когда вы выбираете банкетный зал, ориентируйтесь на пять ключевых параметров — так вам будет проще принять решение.
- Размер ресторана. Здесь все зависит от количества приглашенных на банкет. Убедитесь, что зал достаточно просторен для мероприятия и что всем хватит места. Обязательно уточните максимальное количество гостей.
- Аудиоаппаратура. Узнайте, какая техника уже есть в зале. Звуковые системы, микрофоны, проекторы и экраны помогут организовать отличный банкет. Проверьте, можно ли установить дополнительную аудиоаппаратуру на месте — в некоторых случаях это необходимо.
- Банкетное меню. Ознакомьтесь с вариантами блюд и убедитесь, что вас оно устраивает. Уточните, сможет ли повар приготовить специальные блюда для вегетарианцев или приверженцев ПП. Обязательно обсудите винную карту. И спросите, можно ли организовать кейтеринг на месте.
- Расположение. Исследуйте карту местности. Что находится рядом с банкетным залом? Достопримечательности, парки, зоны отдыха и места для фотопрогулок всегда интересны гостям. Обратите внимание на общественный транспорт: возможно, кому-то из приглашенных понадобится уехать пораньше. Обычно для этого используют такси, но автобусы при большой загрузке службы такси тоже актуальны.
- Парковка. Будет лучше, если у заведения есть своя парковка — так вам не придется в спешке искать свободное место для машины. Убедитесь, что парковочных зон достаточно для всех. Непременно узнайте, является ли стоянка бесплатной или платной, какие есть ограничения по времени и требования к автомобилям (например, лимузин поместится не везде).
Эти несложные правила помогут правильно организовать вечеринку и провести ее без проблем.
Оформление банкетного зала
Внешний вид — первое, на что падает взгляд. Чтобы организовать идеальный банкет, обратите внимание на эти параметры.
- Удобства для гостей. Это логично, но порой это забывают обсудить. На банкете должны быть хотя бы самые очевидные вещи: гардероб, туалеты, зоны отдыха. Если приглашены гости с ограниченными физическими возможностями — вам нужно заведение с безбарьерной средой.
- Тема мероприятия. Определите основную идею. Это может быть что-то общее — например, сезон, культурные мотивы — или тематический праздник (Хэллоуин, Рождество, Новый год). Все элементы оформления должны отвечать выбранной теме.
- Пространство для гостей. Следует правильно спланировать этот момент. В зале должно быть достаточно мест для сидения и свободное пространство для передвижения. Лучше разделить зал на несколько зон: для танцев, фотосессий, перекуса и т. д.
- Декорации. Цветы, ткани, банты, шары, зонты, фигуры и любые другие декоративные предметы разнообразят интерьер. Важно, чтобы они не загромождали пространство и вписывались в антураж — иначе банкет будет испорчен.
- Цветовая палитра. Выберите основные и дополнительные цвета для банкета. Учтите настроение: теплые тона годятся для уютной обстановки, яркие — для веселого праздника.
- Освещение. Оно должно соответствовать атмосфере банкета. Рассеянный мягкий свет хорош для романтического ужина, а яркий и динамичный — для грандиозной вечеринки.
- Бюджет банкета. Выделите сумму на оформление зала и строго придерживайтесь ее. Ищите креативные способы сэкономить, не умаляя качества оформления.
Конечно, самое разумное решение — доверить декорирование специалисту. В некоторых заведениях есть такая услуга, но если организовать оформление силами ресторана невозможно — стоит нанять мастера.
Особенности меню для вашего банкета
Меню — пожалуй, самая сложная тема. С одной стороны, у каждого ресторана есть уже утвержденный перечень блюд, и полностью скорректировать его не удастся. С другой стороны, необходимо позаботиться об удобстве гостей банкета, да и о вашем собственном комфорте тоже. Поэтому заблаговременно обсудите с приглашенными их предпочтения по меню и постарайтесь максимально согласовать все детали с поваром. Вот что стоит учитывать:
- тематику (если речь о свадьбе, например — не обойтись без торта);
- время года (летом в меню всегда присутствуют свежие фрукты, осенью — овощи);
- возраст гостей (если на банкет приглашены дети, стоит согласовать питание с их родителями);
- особенности диеты приглашенных (для некоторых актуально веганское меню, для кого-то-то — продукты без глютена или блюда с с низким содержанием сахара).
Чем больше информации вы предоставите повару, тем лучше пройдет банкет.
Как организовать развлекательную программу на банкете
Тут многое зависит от того, по какому случаю проводится банкет. Играет роль и представление присутствующих о комфорте: например, кому-то больше нравится танцевать, а кому-то интереснее проводить время за беседой. Так или иначе, опытные ведущие рекомендуют включить в сценарий:
- танцы;
- музыкальное сопровождение;
- время для поздравительных речей, подарков и тостов;
- игры (викторины, квизы, танцевальные соревнования или конкурсы);
- фотосессию (можно организовать фотозону или фотостенд для селфи);
- выступления артистов и шоу (фокусы, юмористические монологи и т.п.);
Но самое главное, без чего никак не обойтись на вечеринке, — это ваше отличное настроение. Так что постарайтесь забыть о волнении и отдохните в обществе близких вам людей и настоящих друзей.
Вопросы и ответы по организации правильного банкета
Когда лучше начинать подготовку к банкету в ресторане?
Собственно, начинать ее стоит уже с того момента, когда вы определились с датой проведения банкета. Чем раньше вы решите все организационные вопросы, тем больше времени у вас останется на отдых. Если планируется, например, свадьба или другое крупное мероприятие, лучше забронировать банкетный зал в ресторане как минимум за два-три месяца, особенно если организовать вечеринку вы решили в пиковый сезон. Помните также, что необходимо перед арендой кафе составить список гостей и провести проверку: все ли смогут присутствовать? На это уйдет от недели (если список невелик) до месяца или даже больше (если приглашенных много). Кстати, если вы заказываете нетривиальный декор, правильно будет дать доставщикам хотя бы месяц-два: так они смогут без проблем организовать доставку и установку. То есть, идеальное время для подготовки — не меньше двух месяцев.
Что нужно уточнить у дирекции ресторана или кафе до начала празднования?
Чтобы банкет прошел гладко, предварительно свяжитесь с дирекцией ресторана и уточните, все ли готово. Важно проговорить следующие момент:
— подтверждение бронирования, в том числе — время начала и окончания мероприятия;
— меню — особенно если вы хотите предложить гостям диетические, вегетарианские или безглютеновые блюда;
— дополнительные услуги — спросите, готово ли аудио- и видеооборудование, декорации, зона встречи гостей и т.п.
— время подготовки и доступ к помещению — узнайте точно, когда вы или ваш представитель сможет получить доступ к залу для декорирования, наладки оборудования и пр.
Желательно, чтобы все эти моменты были прописаны в договоре.
Когда вносится плата за банкетный зал?
У разных заведений предусмотрены разные варианты. Как правило, до начала мероприятия вносится предоплата — это знак того, что вы зарезервировали ресторан на текущий вечер. Остаток суммы вносится уже перед тем, как вы собираетесь провести вечеринку. Внимательно прочитайте договор и удостоверьтесь в том, что все бумаги оформлены правильно и не запланировано скрытых платежей.